Einleitung

Während Produktentwicklung und Verpackungsdesign oft in Wochen gemessen werden, frisst allein die Freigabe von Werbeclaims im Schnitt drei bis sechs Wochen. Der Grund: Marketing, Regulatory Affairs und Legal arbeiten in isolierten Silos – ein Umstand, der in der Kosmetikbranche systemisch verankert ist.

Die Realität in den meisten Kosmetikunternehmen: Claims werden in Marketing-Meetings geboren, in E-Mail-Threads zwischen Regulatory und Legal hin- und hergeschickt und landen schließlich in Excel-Tabellen, deren Versionierung niemand mehr überblickt.

Die fragmentierte Wertschöpfungskette der Claim-Prüfung

Ein typischer manueller Prozess durchläuft fünf zeitintensive Phasen:

Phase 1: Initiale Claim-Erstellung (3–5 Tage). Das Marketing-Team entwickelt drei bis fünf Claims pro Produkt, recherchiert Wettbewerbs-Claims und gleicht erste Entwürfe mit internen Brand-Guidelines ab.

Phase 2: Erste Regulatory-Prüfung (5–7 Tage). Regulatory Affairs prüft die Claims auf EU-Konformität nach den sechs Kriterien der Verordnung (EU) Nr. 655/2013, bewertet die Studienlage und fordert Nachbesserungen an.

Phase 3: Interne Abstimmungsschleifen (3–5 Tage). Marketing überarbeitet die Claims auf Basis der Regulatory-Anmerkungen, diskutiert Alternativvorschläge und finalisiert mit der Geschäftsleitung.

Phase 4: Legal-Review (3–5 Tage). Die Rechtsabteilung prüft die finale Fassung auf wettbewerbsrechtliche Risiken nach dem UWG und dokumentiert die Freigabe.

Phase 5: Finale Freigabe und Produktion (2–3 Tage). Nach Unterschrift aller Beteiligten werden die Claims in finale Verpackungsdesigns und Marketing-Materialien integriert.

Gesamtdauer: 16–25 Arbeitstage pro Produkt.

Die Kostentransparenz

Für ein mittelständisches Kosmetikunternehmen mit 20 Produkteinführungen pro Jahr summieren sich die internen Kosten durch den manuellen Prüfprozess schnell auf über 75.000 Euro jährlich – allein für die reine Abstimmungszeit zwischen den Abteilungen.

Hinzu kommen erhebliche Zusatzkosten:

  • Verzögerungskosten: Jede Woche späterer Marktstart kostet bei einem Produkt mit erwartetem Jahresumsatz von 500.000 Euro rund 9.600 Euro an entgangenem Umsatz.
  • Nachbesserungskosten: Eine behördliche Beanstandung verursacht durchschnittlich 8.000 bis 15.000 Euro an Rechts- und Nachbearbeitungskosten.
  • Reputationskosten: Nicht quantifizierbar, aber potenziell existenzbedrohend bei öffentlichen Warnmeldungen über das EU-Safety-Gate.

Die Alternative: Automatisierte Prüfprozesse

Durch spezialisierte Compliance-Software wie Kosmeta lassen sich die Prozessphasen drastisch verkürzen. Die automatisierte Kriterien-Prüfung und integrierte Evidenz-Datenbank reduzieren die initiale Prüfphase von 8–12 Tagen auf 2–4 Tage. Die kollaborative Plattform mit Echtzeit-Feedback verkürzt die Abstimmungsschleifen von 6–10 Tagen auf 2–3 Tage. Der digitale Freigabe-Workflow ermöglicht die finale Freigabe in weniger als einem Tag.

Gesamtdauer automatisiert: 5–8 Arbeitstage – eine Reduktion um 60 bis 70 Prozent.

Die Vorteile: schnellere Time-to-Market, geringere Personalkosten und vor allem ein drastisch reduziertes Compliance-Risiko. Die digitale Transformation der Claim-Prüfung ist heute ein handfester Wettbewerbsvorteil und kein futuristisches Konzept mehr.

Berechnen Sie Ihre individuelle Ersparnis

Ihre jährliche Ersparnis lässt sich wie folgt kalkulieren: Aktuelle Prüfkosten pro Produkt multipliziert mit der Anzahl neuer Produkte pro Jahr abzüglich der automatisierten Prüfkosten plus Einsparungen durch vermiedene Verzögerungen und vermiedene Compliance-Risiken.